#0071: Pentingnya Pengendalian Kualitas dalam Manajemen Proyek

5 Oktober yang lalu saya mengikuti kuliah umum di kampus saya berjudul “Achieving Construction Project’s Quality Objectives through the Implementation of Quality Management System” (Saya lupa lagi pembicaranya, di lembaran yang diberikan  oleh panitia tidak ada informasinya. hmmpphh *facepalm). Tema diskusi ini umumnya membicarakan Bagaimana meraih kualitas proyek yang baik melalui penerapan Quality Management System (QMS). Perlu diingatkan, tulisan ini hanya berupa rangkuman/ringkasan yang dibuat oleh saya selama perkuliahan umum berlangsung, dengan alasan seperti itu ada kemungkinan bahwa saya salah menangkap informasi yang diberikan. Jadi, tulisan ini hanya dianggap sebagai opini (refleksi dari suatu kejadian), dimana tidak akan diberikan referensi lebih lanjut mengenai informasi yang ada dibawah ini. Enjoy.

Dengan berbekal snack dan 2 dokumen yang diberikan oleh panitia, kuliah umum pun dimulai. Diawali dengan perkenalan dan latar belakang pendidikan pembicara, kemudian masuk ke materi.

Diberikan pendahuluan terlebih dahulu mengenai gambaran umum “Manajemen Konstruksi”. Ada 3 ukuran atau unsur dalam manajemen konstruksi antara lain Biaya, Kualitas (Mutu), dan Waktu (Penjadwalan). Dengan rencana fokus ke topik manajemen kualitas, Mutu atau Kualitas (Quality) dibagi menjadi 2 berdasarkan bentuknya yaitu Produk dan Jasa. Produk diartikan sesuatu benda berwujud fisik yang dapat diukur sedangkan Jasa tidak berwujud dan sulit untuk diukur.

Contoh yang tergabung dalam produk antara lain pensil, pulpen, komputer, dll. Sedangkan kualitas dapat dicontohkan seperti dokter (profesi). Produk dapat diukur secara fisik seperti tebal pensil, berat komputer, dll. Berbeda dengan dokter yang termasuk sebagai Jasa, akan sulit diukur secara fisik.

Setelah memberikan penjelasan mengenai apa itu Kualitas, kami mulai membicarakan mengenai manajemen proyek, ada pertanyaan penting sebelum membahas lebih lanjut, “Apa itu proyek?” Proyek diartikan sebagai kumpulan pekerjaan yang memiliki sifat sementara/temporer dimana memiliki permulaan dan akhir demi tercapainya suatu produk atau jasa yang unik. Berbeda halnya dengan Operasi, operasi diartikan sebagai kumpulan pekerjaan yang terus menerus dengan menghasilkan produk/jasa yang sama. Persamaan antara Proyek dan Operasi adalah kedua pekerjaan tersebut membutuhkan sumber daya.

Ada beberapa batasan dalam manajemen proyek, ada yang menggunakan Triple Constraints atau Diamond Constraints. Perbedaannya, pada Diamond Constraints ada batasan tambahan yang disebut scope (ruang lingkup). Sedangkan Triple Constraints hanya memiliki batasan berupa Biaya, Waktu, dan Kualitas.

Gambar Diamond menggambarkan adanya keterkaitan yang saling memengaruhi ke-4 unsur yang menyusun proyek. Jadi jika ada salah satu unsur yang dirubah maka ada perubahan di unsur yang lain. Masalah akan muncul jika suatu ruang lingkup (scopebertambah dan semakin luas tanpa disertai penambahan Waktu dan/atau Biaya. Penalty atau denda akan diberikan jika proyek tidak memenuhi target, semisal melewati waktu yang direncanakan.

Jika ada permintaan bahwa proyek diselesaikan lebih cepat (waktu, dipercepat/memendek), maka diperlukan biaya tambahan agar dapat memenuhi target (biaya, bertambah).

Jadi, para ahli dalam bidang manajemen proyek hanya “memutar otak” di ke-4 unsur tersebut: mutu, biaya, waktu, dan ruang lingkup.

Dalam proyek jalan, biaya proyek sudah dipatok/ditetapkan, dan berkurang dengan adanya pungutan semisal oleh preman atau ormas maka biaya menjadi membengkak. Dengan alasan tersebut, kontraktor terpaksa menurunkan kualitas yang berakibat pada tidak tercapainya umur rencana.

Ada 5 fase yang terjadi dalam manajemen proyek, antara lain initiating, plan, execute, control, close. Fase Plan, Execute, Control berada pada wilayah yang sama, sedangkan initiating dan close terpisah di wilayah tersebut tapi terkait dalam ketiga fase tersebut.

Quality, mutu atau kualitas dapat diukur berdasarkan harapan (expectation) kemudian mengacu pada realisasinya (actual).

Jika suatu produk/jasa dalam kenyataannya berada di atas garis ekspetasi, maka kualitas dianggap baik. Dan berbanding terbalik jika di bawah garis ekspetasi, maka kualitas dianggap buruk.

Kualitas diartikan juga sebagai: sesuai dengan yang digunakan, sesuai dengan yang dibutuhkan, dan sejauh mana karakteristik produk/jasa memenuhi persyaratan. Pada fase perencanaan (plan) diperlukan perencanaan mutu, pada fase Eksekusi (execute) dapat dilakukan Quality Assurance (QA), dan pada fase control diperlukan Quality Control (QC).

Quality Assurance diartikan sebagai pencegahan cacat/ketidaksesuaian dengan perencanaan yang hanya dapat dilakukan pada awal/depan pekerjaan. Sedangkan Quality Control hanya bertugas sebagai mengidentifikasi cacat/ketidaksesuian pekerjaan diakhir pekerjaan. Tes yang dapat dilakukan pada QC dapat beruapa Non-Destructive dan Desctructive. Destructive artinya setelah di tes pekerjaan tersebut tidak bisa digunakan lagi/tidak memenuhi syarat/ketentuan yang sudah direncanakan di awal.

Sebenarnya, materi tidak berakhir disini, hanya saja, saya sudah tidak mencatatnya lagi. :( Jadi, cuman sampai sini materi yang bisa saya ringkas dan sampaikan pada pembaca. Semoga, ringkasan ini dapat dikritisi kembali dan dijadikan suatu diskusi yang menarik demi tercapainya suatu informasi yang tepat dan dapat digunakan sebagai perbaikan atau pengembangan proyek berikutnya.

Referensi lanjut yang diberikan:

Project Management Institute – pmi.org

International Organization for Standardization – iso.org

Badan Standardisasi Nasional – bsn.go.id

#0071: Pentingnya Pengendalian Kualitas dalam Manajemen Proyek